Wat doet een IT business analist eigenlijk?

De functie van business analist is lastig uit te leggen, omdat die op veel plekken anders wordt ingevuld. Is het iemand die requirements schrijft? Of degene die tussen business en IT zit? In de praktijk gaat het vooral om één ding: zorgen dat duidelijk is wat er nodig is, voordat er iets gebouwd of gekozen wordt.

Begrijpen voordat je bouwt

Bij een IT-verandering wordt vaak snel naar een oplossing gezocht. Een nieuw systeem, een nieuwe tool, een andere werkwijze. Als niet helder is waar het probleem zit, krijg je al snel een oplossing die net niet aansluit.

Bij een onderwijsinstelling was dat precies het probleem: bij veel processen wist niemand wie eigenaar was en stond er bijna niets op papier. Het eerste wat dan telt, is begrijpen hoe het werk nu echt loopt.

Hoe het zich verhoudt tot Scrum Master en product owner

Op papier is het helder: de product owner bepaalt wat er gebouwd wordt, de Scrum Master bewaakt de werkwijze, en de business analist zorgt dat duidelijk is wat er nodig is. In de praktijk schuift dat voortdurend. Een team dat al bouwt, heeft weinig zin om nog eens naar het waarom te kijken. Juist dan moet iemand die vraag blijven stellen, ook als dat vertraging of ongemak oplevert.

Drie voorbeelden uit de praktijk

Een HRM-systeem vervangen bij een onderwijsinstelling
Het oude HRM-systeem moest vervangen worden. Er stond bijna niets op papier, en bij veel processen wist niemand wie eigenaar was. Ik heb alle processen eerst vastgelegd zoals ze nu liepen, in BPMN. Daarna werkte ik uit hoe het moest werken. Waar geen eigenaar was, deed ik voorstellen die later bijgesteld konden worden, zodat we niet bleven wachten.

Met een team van zes mensen zijn we in ongeveer een half jaar 140 processen gaan optimaliseren. Ik heb het team getraind in de BPMN-conventies, zodat iedereen op dezelfde manier vastlegde, en ik deed de eindbeoordeling van het werk. Voor de procesinvoering maakte ik veel interactieve wireframes, zodat gebruikers precies konden zien wat ze van de nieuwe werkwijze konden verwachten.

Een afdeling voor data governance opzetten
Naast het HRM-project zette ik een nieuwe afdeling voor data governance op. Er was nog geen databeleid, dus dat moesten we eerst zelf maken. Pas daarna kwamen het team, de werkwijze en de dashboards. De organisatie ging daarna zorgvuldiger met data om en werd zich daarvan bewust.

Toezicht op waterkwaliteit: een systeem zonder helder beeld
Bij een overheidsorganisatie moesten toezichthouders op de waterkwaliteit een systeem krijgen om zwembaden te controleren, inclusief de pH-waarde. De specificaties waren niet helder. Die kregen we pas helder door samen met de product owner te werken en met de toezichthouders zelf te praten. Het systeem is in productie genomen en werd positief ontvangen.

Wat je van een business analist mag verwachten

Je mag verwachten dat die luistert, de juiste vragen stelt en wensen vertaalt naar iets waar een team mee verder kan. En dat die blijft bewaken dat het uiteindelijk werkt voor de mensen die ermee gaan werken.

Herken je dit in je eigen organisatie? Dan begin ik graag met een kort gesprek. Geen dik rapport, gewoon een eerste gesprek over wat er speelt.